Sådan håndterer vi fraser og skabeloner – hvordan gør I?
Struktur, governance og daglig drift af fraser og skabeloner varierer meget. Hvordan arbejder I med det i jeres kommune? Del gerne jeres model, jeres erfaringer – eller stil spørgsmål til andres løsninger.
-
Jeg har opbygget nogle mapper - én pr. afdeling - der alle starter med BREV(og så afdelingsnavn). I disse mapper ligger samlefraser - også selv om samlefrasen består af én enkelt frase. Det har jeg gjort, fordi jeg oplevede, at det var forvirrende for brugeren, at ikonerne var forskellige. Og så er brugerne instrueret kraftigt i, kun at benytte fraser fra BREV-mapperne. Det virker.
Alle mine delfraser har jeg gemt i underliggende mapper, hvis struktur, jeg må erkende, at det nok kun er mig, der kan overskue. Strukturen fra start, var ikke god, men det hjalp, da jeg løftede "de færdige breve" op fra "maskinværkstedet" Men jeg har altså et efterslæb med oprydning til en regnvejrsdag...
Jeg kan kun anbefale at forsøge at bygge en god struktur fra start. Det er en god idé at lave brugermapper og arbejdsmapper.
-
I Næstved har vi fra starten af, forsøgt at have LOS-strukturen kopieret over til frasemappen, så brugerne har nemt ved at finde deres afdeling.
Når man så tager utallige konstante organisatoriske ændringer i mente, så er det måske ikke den bedste fremgangsmåde.Øverste lag:
Det roder desværre en del når man kommer længere ind. Jeg har ikke fundet en fornuftig måde at håndtere de organisatoriske ændringer. På et tidspunkt så ender jeg med at kopiere vores LOS med et lille værktøj jeg har lavet til formålet, og så bliver det op til fraseredaktørerne at fordele fraserne igen. Værktøjet beskriver jeg i et separat indlæg.
-
I Holstebro, er der nok lidt anarki, når vi går dybere end forvaltningsmapperne. Her har vi lade det være op til den enkelte forvaltning at bestemme mappestrukturen. Nogle har en meget overordnet struktur, og andre har en dyb struktur hvor vi er helt ned på fagområder. Der ud over har vi en fælles mappe helt oppe, med fraser det går på tværs af alle forvaltninger. Vi har lært vores brugere at der er forskel på ikonerne til om det er en enkelt frase eller en samlefrase, og de mapper hvor de forskellige samlefrase komponenter ligger skal hedde "Nix Pille". Men der er da helt sikkert plads til forbedring.
Please sign in to leave a comment.
Comments
4 comments