EditFlow - Documentbewerking

INHOUDSOPGAVE

• Inleiding
• Integratie
• Configuratie
• Co-authoring
• Een document bewerken met EditFlow
• EditFlow gebruiken samen met Create AppFlow

De applicatie die integreert met externe systemen en Omnidocs Create voor het bewerken van documenten.

Inleiding

Met EditFlow kunnen gebruikers documenten rechtstreeks bewerken in Word, PowerPoint of Excel - via Office Online of hun desktop Office-applicaties - zonder dat bestanden ooit lokaal worden opgeslagen.

Deze aanpak verhoogt de beveiliging en ondersteunt naleving van de AVG (GDPR), aangezien er nooit lokale kopieën van documenten worden gemaakt. Alle bestanden blijven tijdens het bewerken veilig opgeslagen in Omnidocs en worden automatisch verwijderd zodra de sessie eindigt of het document wordt teruggestuurd naar het oorspronkelijke systeem.

Elke EditFlow-sessie heeft een maximale levensduur van 24 uur, waarna het document permanent wordt verwijderd.

Integratie

Net als AppFlow kan EditFlow worden geïntegreerd in elk extern systeem. Hoe het wordt geïnitialiseerd, hangt af van de configuratie van dat systeem, maar de interface en gebruikerservaring van EditFlow zijn altijd hetzelfde.

Configuratie

Implementatiepartners kunnen verschillende aspecten van het gedrag van EditFlow configureren wanneer een document wordt geopend:

Previewmodus:

• Schakel de previewmodus in zodat gebruikers zonder bewerkingsrechten het document kunnen bekijken.

Bewerkingsmodus:

• Beperk het bewerken tot Office Online of Office Desktop, of laat de gebruiker zelf kiezen.

Automatisch starten van bewerking:

• Schakel automatisch starten in om het document automatisch te openen in Office Online of Office Desktop zodra EditFlow wordt geïnitialiseerd.

Gelijktijdig samenwerken 

EditFlow ondersteunt gelijktijdig samenwerken bij gebruik van Office Online, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd hetzelfde document kunnen bewerken.

Een document bewerken met EditFlow

De werkwijze

Wanneer u EditFlow start vanuit uw systeem, wordt het geopend in een nieuwe pop-up of browsertab. Hieronder ziet u wat u te zien krijgt en hoe het proces werkt:

1. Bovenaan het venster ziet u twee knoppen waarmee u kunt kiezen om te bewerken in Office Online of in uw Office Desktop-app.
2. Onderaan vindt u nog twee knoppen:
3. Bewerkingssessie annuleren en sluiten – Beëindigt uw sessie onmiddellijk en verwijdert het document uit de opslag van Omnidocs.
4. Terugsturen – Slaat uw bewerkte document terug op in het systeem dat de sessie heeft gestart. Zodra het is opgeslagen, wordt het document direct verwijderd uit de opslag van Omnidocs.

De EditFlow-app

Bewerkingsopties

Office Online: Opent het document rechtstreeks in uw browser met Microsoft Office Online.

Word Online Editor

Office Desktop: Opent de bijbehorende desktop-app (Word, PowerPoint of Excel) en laadt het document veilig vanuit EditFlow - zonder ooit een lokale kopie te maken.

U kunt zoveel wijzigingen aanbrengen als u wilt. Wanneer u klaar bent met bewerken, sluit u eenvoudig het Office Online-venster of uw desktoptoepassing. U keert dan terug naar de EditFlow-pop-up, waar u kunt beslissen of u het document terugstuurt naar uw systeem of de wijzigingen verwerpt.

EditFlow gebruiken samen met Create AppFlow

U kunt Create AppFlow zo configureren dat EditFlow automatisch wordt gestart zodra een document is gegenereerd. Zo kunt u uw document direct controleren en bewerken voordat het wordt teruggestuurd naar uw systeem - zonder dat u hoeft te schakelen tussen interfaces.