AppFlow - Documentgeneratie

De integratielaag die externe systemen verbindt met Omnidocs Create voor documentgeneratie.

INHOUDSOPGAVE

• AppFlow - Documentgeneratie
• Introductie
• Integratie
• Configuratie
• Een document genereren met AppFlow

Introductie

Create AppFlow stelt gebruikers in staat om documenten te genereren met vooraf ingevulde gegevens uit elk gekoppeld systeem - zoals ESDH, CRM, ERP of AMS — met slechts een paar klikken.

Wanneer een systeem Create AppFlow initialiseert, opent het een pop-upvenster of een nieuw browsertabblad, waarin de gebruiker het document kan bekijken en voltooien. Zodra de gebruiker tevreden is met het resultaat, wordt het voltooide document direct teruggestuurd naar het oorspronkelijke systeem.

Kort gezegd verbindt AppFlow Omnidocs Create met je bestaande bedrijfssystemen, waardoor documentgeneratie direct onderdeel wordt van de dagelijkse workflow van de gebruiker.

Integratie

Create AppFlow maakt het mogelijk voor elk extern systeem om te integreren met de documentgeneratiestroom. Via deze integratie kunnen gegevens uit het systeem worden doorgestuurd en vooraf ingevuld worden in het document, waardoor handmatige invoer wordt geminimaliseerd en de tijd die nodig is om consistente, nauwkeurige documenten te maken wordt verkort.

Hoe AppFlow wordt geïnitialiseerd hangt af van de configuratie van het betreffende systeem en kan verschillen per softwareleverancier. De AppFlow-ervaring is echter altijd consistent, ongeacht welk systeem deze activeert.

Configuratie

Bij het integreren met Create AppFlow kunnen beheerders verschillende belangrijke gedragingen configureren:

1. Uitvoerformaat: Kies of het gegenereerde document moet worden teruggestuurd als een Office-bestand (Word, Excel, PowerPoint) of als een PDF.
2. EditFlow-integratie (Documentbewerking): Bepaal of gebruikers direct na generatie moeten worden doorgestuurd naar EditFlow, zodat ze handmatige wijzigingen kunnen aanbrengen voordat het document wordt teruggestuurd en afgerond.
   
   

Een document genereren met AppFlow

Wanneer een gebruiker Create AppFlow activeert vanuit zijn systeem, verschijnt een pop-upvenster of nieuw browsertabblad waarin alle beschikbare Sjablonen worden weergegeven.

De Create App - Overzicht van beschikbare Sjablonen

Elk Sjabloon is vooraf geconfigureerd voor een specifiek scenario of gebruiksdoel, en deze configuraties worden beheerd door de Omnidocs Create-beheerders van je organisatie.

Selecteer een Sjabloon 

Wanneer de gebruiker het gewenste Sjabloon heeft geselecteerd, gaat het direct naar de fase voor het opbouwen van het document.

De Create App - Een document opbouwen

Vooraf ingevulde gegevens

Zoals te zien is in bovenstaande afbeelding, worden gegevens doorgestuurd vanuit het initiërende systeem en automatisch ingevoegd in het formulier.

Het is mogelijk voor de gebruiker om deze gegevens in het formulier aan te passen voordat het document wordt voltooid.

Handmatige invoer (indien nodig)

Alle velden die niet vooraf zijn ingevuld door de AppFlow-integratie, moeten door de gebruiker worden ingevuld voordat deze verder kan gaan.

Genereer het document

Wanneer de gebruiker op Create klikt, bouwt Omnidocs Create het definitieve document en stuurt het direct terug naar het systeem dat de sessie heeft gestart.