Templafy Hive-DMS-integration

Ved at oprette en integration mellem Templafy Hive og et dokumenthåndteringssystem (DMS) er det muligt at importere data fra et DMS til Templafy Hive og flette dem ind i et Word-dokument.

Krav

For at DMS-integrationen kan fungere, kræves det, at modulet Dynamics Metadata er aktiveret i den relevante Templafy Hive-tenant. Derudover må alle skabeloner, der er gemt i DMS og bruges i integrationen, ikke indeholde indhold i sidehovedet.

Særligt for en korrekt og hurtig konfiguration af en DMS-integration eller for relevant teknisk support er det meget værdifuldt, at Omnidocs-teamet får adgang til det dokumenthåndteringssystem, der bruges (f.eks. via en testbruger), eller kan teste og fejlfinde integrationen på en konfigureret computer via TeamViewer eller lignende.

Kompatible dokumenthåndteringssystemer

I øjeblikket er det muligt at integrere Templafy Hive med følgende systemer, men generelt er det også kompatibelt med alle dokumenthåndteringssystemer, der kan generere et dokument med metadata.

• Acadre
• F2
• iManage
• Maconomy
• Microsoft Teams
• NetDocuments
• Public360
• SharePoint
• SBSYS
• WorkZone

Workflow-oversigt

Først downloades et dokument med metadata fra et DMS-system og redigeres i Microsoft Word. Når dokumentet åbnes, udløses DMS-flowet, og der vises et pop-up-vindue fra Templafy Hive, hvor slutbrugeren bliver bedt om at vælge den skabelon, vedkommende vil bruge til at generere et dokument.

De metadata, der er gemt i DMS, downloades sammen med dokumentet og kan bruges til at forudfylde skabelonens formularfelter og dermed flette dem med de data, der er gemt i Templafy, og indsætte dem i dokumentet.

Til sidst, i de fleste tilfælde, når Word-dokumentet gemmes, sendes ændringerne tilbage til det DMS, som dokumentet stammer fra. Det giver slutbrugeren mulighed for at importere DMS-metadata i et brandkonformt dokument og gemme det tilbage i DMS.