AppFlow - Dokumentenerstellung

Die Integrationsschicht, die externe Systeme mit Omnidocs Create zur Dokumentenerstellung verbindet.

INHALTSVERZEICHNIS

• AppFlow - Dokumentenerstellung
• Einführung
• Integration
• Konfiguration
• Erstellen eines Dokuments mit AppFlow

Einführung

Create AppFlow ermöglicht es Benutzern, Dokumente zu erstellen mit vorausgefüllten Daten aus jedem verbundenen System – wie ESDH, CRM, ERP oder AMS — mit nur wenigen Klicks.

Wenn ein System Create AppFlow initialisiert, wird entweder ein Popup-Fenster oder ein neuer Browser-Tab geöffnet, in dem der Benutzer das Dokument in der Vorschau anzeigen und fertigstellen kann. Sobald der Benutzer mit dem Ergebnis zufrieden ist, wird das fertige Dokument sofort an das ursprüngliche System zurückgegeben.

Kurz gesagt verbindet AppFlow Omnidocs Create mit Ihren bestehenden Geschäftssystemen und integriert die Dokumentenerstellung direkt in den täglichen Arbeitsablauf der Benutzer.

Integration

Create AppFlow ermöglicht jedem externen System die Integration mit dem Dokumentenerstellungsprozess. Durch diese Integration können Daten aus dem System weitergeleitet und im Dokument vorausgefüllt werden, wodurch manuelle Eingaben minimiert und der Zeitaufwand für die Erstellung konsistenter, präziser Dokumente reduziert werden.

Wie AppFlow initialisiert wird, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Systems ab und kann je nach Softwareanbieter variieren. Das AppFlow-Erlebnis bleibt jedoch immer konsistent – unabhängig davon, welches System es auslöst.

Konfiguration

Bei der Integration mit Create AppFlow können Administratoren mehrere wichtige Verhaltensweisen konfigurieren:

Ausgabeformat: Wählen Sie, ob das generierte Dokument als Office-Datei (Word, Excel, PowerPoint) oder als PDF zurückgegeben werden soll.

EditFlow-Integration: Legen Sie fest, ob Benutzer unmittelbar nach der Erstellung zu EditFlow weitergeleitet werden sollen, damit sie vor der Rückgabe des Dokuments manuelle Änderungen vornehmen können.

Erstellen eines Dokuments mit AppFlow

Wenn ein Benutzer Create AppFlow aus seinem System heraus auslöst, erscheint ein Popup oder ein neuer Browser-Tab, in dem alle verfügbaren Vorlagen angezeigt werden.

Die Create App – Übersicht der verfügbaren Vorlagen

Jede Vorlage ist für ein bestimmtes Szenario oder einen bestimmten Anwendungsfall vorkonfiguriert, und diese Konfigurationen werden von den Omnidocs Create-Administratoren Ihrer Organisation verwaltet.

Eine Vorlage auswählen 

Wenn der Benutzer die gewünschte Vorlage ausgewählt hat, wechselt die Anwendung sofort in die Phase der Dokumentenerstellung.

Die Create App – Erstellen eines Dokuments

Vorausgefüllte Daten

Wie im obigen Bild zu sehen ist, werden Daten aus dem initiierenden System weitergeleitet und automatisch in das Formular eingefügt.

Der Benutzer kann diese Daten im Formular vor der Fertigstellung ändern.

Manuelle Eingabe (falls erforderlich)

Alle Felder, die nicht durch die AppFlow-Integration vorausgefüllt werden, müssen vom Benutzer ausgefüllt werden, bevor er fortfahren kann.

Das Dokument erstellen

Wenn der Benutzer auf „Create“ klickt, erstellt Omnidocs Create das endgültige Dokument und gibt es sofort an das System zurück, das die Sitzung gestartet hat.