Gedeelde eenheden

Publiceer inhoud naar je organisaties.

Overzicht

Ben je operator? Dan kun je een eenheid markeren als gedeeld. Een gedeelde eenheid kun je publiceren naar suborganisaties. Zo werkt de eenheid als een centrale bron van inhoud binnen je hele hiërarchie.

Markeer je een eenheid als gedeeld? Dan kun je deze publiceren naar suborganisaties.

De huidige status kan verspreid worden naar onderliggende organisaties. Dat betekent: je kunt wijzigingen aanbrengen in de oorspronkelijke eenheid, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat al verspreid is. Is een eenheid gedeeld? Dan zie je een groene stip bij die eenheid, in de eenhedenlijst.

Deel je een eenheid? Dan wordt deze automatisch gepubliceerd, op het moment dat je hem markeert als Gedeeld.

Instelling voor het markeren van een eenheid als gedeeld

Een eenheid delen, publiceren en niet meer delen

Zo deel je een eenheid:

1. Open de eenheid in de eenhedenlijst.
2. Ga naar het onderdeel Operator, bij de instellingen.
3. Zet Eenheid delen aan.
4. Sla je wijzigingen op.

Heb je dit aangezet? Dan kun je de eenheid nu publiceren.

Wat gebeurt er wanneer je een eenheid deelt

Deel je een eenheid? Dan gebeurt dit:

• De eenheid krijgt de groene indicator.
• De optie Publiceren wordt zichtbaar.
• Je kunt de eenheid verspreiden naar suborganisaties.

Het delen verandert de inhoud van de eenheid niet.

Publicatieoptie is beschikbaar

Een gedeelde eenheid publiceren

Heb je de eenheid gedeeld? Dan kun je hem publiceren naar de organisaties eronder.

Zo publiceer je:

1. Open de eenheid in de eenhedenlijst.
2. Ga naar het onderdeel Operator, bij de instellingen.
3. Kies Publiceren.
4. Kies op de publicatiepagina nogmaals Publiceren.
5. Kies een tijdstip voor de publicatie en bevestig dit.

Publiceren betekent: je kopieert de huidige status van de eenheid naar alle suborganisaties die daarvoor in aanmerking komen.

Publicatieopties

Het systeem legt de status van de eenheid vast op het moment dat je de publicatie plant. Wijzigingen die na het plannen worden aangebracht, worden niet opgenomen tenzij je de publicatie opnieuw plant.

Belangrijke opmerkingen over publiceren

Wanneer je publiceert:

• Wordt de huidige status gekopieerd;
• Worden wijzigingen niet automatisch gesynchroniseerd tenzij opnieuw gepubliceerd;
• Ontvangen suborganisaties een momentopname van de eenheid;
• Moet je de inhoud controleren voordat je publiceert.

Een eenheid niet meer delen

Wil je niet meer dat een eenheid gepubliceerd kan worden? Doe dan dit:

1. Open de eenheid in de eenhedenlijst.
2. Ga naar het onderdeel Operator, bij de instellingen.
3. Zet Eenheid delen uit.

Stop je met delen? Dan worden de eerder gepubliceerde kopieën in de suborganisaties klaargezet om verwijderd te worden. Ook is de eenheid meteen niet meer bereikbaar voor gebruikers in de suborganisaties.

Dupliceren toestaan

Je kunt ervoor kiezen om Dupliceren toestaan aan te zetten. Dit is niet verplicht.

Staat dit aan? Dan gebeurt dit:

• Suborganisaties kunnen de gedeelde eenheid kopiëren.
• Die kopie werkt daarna los van het origineel.
• Publiceer je later opnieuw? Dan verandert dat niets aan de gemaakte kopieën.

Denk hier goed over na, voordat je dit aanzet. Het vermindert de centrale controle over de inhoud.